¿Qué es un organigrama?
An organigrama es un marco que ilustra visualmente la estructura interna de una organización al especificar responsabilidades, roles y relaciones entre individuos dentro del grupo. Algunos se refieren a los organigramas como gráficos organizacionales o diagramas de organización.
Cuando observas un organigrama, estos transmiten de manera amplia toda la empresa o profundizan en una unidad o departamento particular. El diagrama ilustra visualmente el estado del empleado en la jerarquía en relación con otras personas dentro de la empresa. Por ejemplo, un productor asociado estará directamente debajo del productor en el diagrama, transmitiendo que el primero ahora reporta al segundo. Los organigramas de hoy utilizan varias herramientas en línea como formas, líneas e imágenes.
Independientemente de la estructura de una empresa, las plantillas de organigramas son útiles cuando una empresa planea modificar su fuerza laboral o cambiar el esquema de gestión. En última instancia, el diagrama permite a los empleados ver vívidamente cómo sus roles encajan en la totalidad del marco de la empresa.
¿Qué hace que un organigrama sea tan efectivo?
Los organigramas ilustran claramente la jerarquía dentro de un grupo u organización y especifican las relaciones entre cada individuo. Esto brinda a los empleados una excelente dirección sobre a quién reportar y asegura que los líderes y gerentes deleguen tareas y responsabilidades en consecuencia. Las empresas que utilizan organigramas también obtienen beneficios significativos, que agilizan la comunicación e impulsan la eficiencia.
Realizar tareas organizacionales
Los organigramas empoderan a los gerentes y ejecutivos para realizar tareas administrativas y ver los requisitos organizacionales de un vistazo. Pueden ver vacantes de trabajo, solicitudes pendientes para puestos abiertos, ejecutar evaluaciones de desempeño, crear acciones correctivas y más. Al hacer todo esto usando organigramas, los gerentes y ejecutivos pueden acelerar el proceso, que típicamente requiere varias comunicaciones y coordinaciones de ida y vuelta.
Especificar claramente una cadena de mando
En organizaciones con más de cientos de personas, es más fácil perder de vista la cadena de mando. Tener una comprensión de la cadena de mando dentro de la empresa es esencial al identificar a la persona apropiada a quien reportar cuando ocurren circunstancias particulares. Los organigramas guían a los empleados para identificar claramente a todos los líderes de equipo dentro de la empresa. Reduce la cantidad de tiempo perdido evaluando y posiblemente debatiendo a quién pasar la información.
Con la tecnología evolucionando diariamente, puede mantener la estructura electrónicamente dentro del sistema de información para permitir que flujos de trabajo específicos como solicitudes de posición y solicitudes de licencia se enruten automáticamente a ejecutivos y gerentes designados para su aprobación.
Comprender las necesidades de la fuerza laboral
Como los ejecutivos tienen una vista panorámica de la estructura de la empresa, será más fácil analizar sus necesidades. Los jefes de la empresa podrán ver y comprender qué departamentos necesitan personas adicionales y qué áreas de la empresa tienen exceso de personal. Esto ayuda a las empresas a equilibrar empleados y equipos y asegurar que los gerentes tengan suficientes miembros para alcanzar cuotas, metas y objetivos.
Una plantilla de organigrama es útil para guiar a los ejecutivos en la organización de su fuerza laboral. Crear un organigrama dentro de su empresa optimiza su organización en términos de comunicación y eficiencia.
Tipos de organigramas
Con tantos ejemplos de organigramas hoy en día, podrías estar confundido sobre qué plantilla elegir. Antes de profundizar en la creación de tu organigrama, aquí hay algunos tipos de organigramas en los que puedes basar tu diagrama:
Funcional de arriba hacia abajo
También puedes referirte al diagrama funcional de arriba hacia abajo como la plantilla de organigrama empresarial. Esta estructura se ve como el organigrama tradicional donde ilustra la alta dirección en la parte superior, seguida por la alta gerencia y gerentes medios, entre otros. El marco se divide en departamentos convencionales, incluyendo marketing, TI, recursos humanos, operaciones, finanzas, basándose en el rol funcional de cada empleado.
Con esta estructura organizacional, los individuos se agrupan según similitudes en conjuntos de habilidades y especializaciones. La desventaja de esta estructura es que la organización podría experimentar una falta de comunicación y visibilidad con otros departamentos.
Organigrama matricial
Cuando observas un organigrama matricial, ilustra visualmente una organización donde los empleados se clasifican en equipos según productos o proyectos y generalmente son dirigidos por gerentes de proyectos o productos. Todos ellos también pueden reportar a gerentes funcionales. Esta estructura también puede referirse como una plantilla de organigrama de proyectos que facilita una mejor y más abierta comunicación y crea un ambiente de trabajo dinámico y flexible que puede cambiar recursos inmediatamente cuando sea necesario. Sin embargo, esto puede posiblemente desencadenar frustración y confusión con una carga de supervisores y varias prioridades.
Estructura divisional
Un organigrama divisional es un diagrama donde una empresa organiza varias líneas de productos o geografía específica. Un ejemplo sería una compañía de autos con divisiones de SUVs, autos eléctricos y sedanes. Cada división tiene su correspondiente estructura funcional, como marketing y TI. Recuerda que una organización usa este marco cuando una división puede trabajar independientemente de otra.
Organigrama plano
Derivado de la palabra misma, un organigrama plano ilustra pocos o ningún nivel de estructura de gestión entre ejecutivos y todos los demás miembros de la empresa. Puede ser confuso para algunos, pero este marco promueve la autogestión y una mayor capacidad de toma de decisiones para cada empleado. Las entidades más pequeñas utilizan principalmente este organigrama, pero a veces se usa en empresas más grandes.
¿Cuándo usar una plantilla de organigrama?
No todas las empresas y organizaciones usan organigramas de la misma manera. La mayoría de las empresas hoy en día utilizan software de organigramas en lugar del tradicional. Independientemente de cómo crees un organigrama, aquí hay algunas instancias cuando necesitas usar una plantilla de organigrama.
Incorporación de nuevos empleados
Para un empleado recién contratado, puede ser complicado familiarizarse con tu trabajo y al mismo tiempo conocer con quién estás trabajando. Seguramente el proceso de incorporación puede tomar un tiempo, ya que los nuevos empleados necesitan aprender sobre sus compañeros de trabajo y a quién reportar. Ser presentado a varias personas en un día puede ser abrumador, frustrante y confuso. La mayoría de los nuevos empleados quieren dar una buena primera impresión en su primer día. Sin embargo, si no saben a dónde ir para obtener información, pasan más tiempo buscando en lugar de ser productivos.
Con la tecnología, los organigramas hoy en día pueden ser accedidos en línea. Las empresas pueden proporcionar esto a los nuevos empleados para familiarizarse con las personas con las que están a punto de trabajar. Las herramientas de diagramación en línea están fácilmente disponibles hoy en día donde las empresas pueden proporcionar imágenes en sus gráficos para una mejor familiarización, especialmente para nuevos empleados.
Presupuestación
Usas una plantilla de organigrama cuando los ejecutivos planean crear presupuestos para la empresa. Usando el organigrama, verán a todas las personas que trabajan para la empresa, sus roles y sus necesidades para cumplir sus tareas. El marco también es esencial al evaluar costos de atención médica, organizar actividades de integración de equipos y eventos grupales, dar evaluaciones, promociones, bonos y proporcionar a los departamentos la financiación que necesitan para las operaciones.
Dotación de personal
Un organigrama ilustra los diferentes roles de los individuos en la empresa. Esto puede ayudar a los especialistas de recursos humanos y gerentes a identificar qué necesidades adicionales de personal son necesarias para ayudar a la empresa a funcionar eficientemente. Al ver el gráfico y las diversas capacidades de los empleados, los gerentes pueden hacer los ajustes requeridos o contratar nuevas personas para llenar roles.
Motivar al personal
Un organigrama funciona en ambos sentidos. Beneficia a los empleados y a los gerentes. Los empleados pueden ver la plantilla de un organigrama para ver sus roles y a quién reportan directamente. Además de eso, también pueden usar el gráfico para tener una mejor comprensión de las oportunidades de promoción
Para asistentes de marketing recién contratados, pueden verse a sí mismos tomando el camino de comercializador de redes sociales, especialista en marketing, supervisor de marketing digital, gerente de marketing y director de marketing. El gráfico sirve como su motivación para tener esa trayectoria profesional dentro de la empresa si es lo que desean.
Comunicación
Crear un organigrama no es solo para fines de exhibición; permite eficiencia en la comunicación. Dado que todos los empleados y sus posiciones están impresos en el gráfico, los empleados tendrán una forma más rápida de contactar a las personas correctas cuando necesiten información. Como resultado, también ayudará a las empresas a ser más productivas.
Algunas empresas incluso basan sus gráficos en plantillas ya que estos ejemplos están estratégicamente construidos para ilustrar la estructura de la empresa de manera efectiva. La comunicación es vital en cualquier organización para funciones de trabajo eficientes y para construir relaciones entre empleados, especialmente aquellos recién contratados.
Ejemplos de organigramas
Una plantilla de organigrama también puede llamarse plantilla de organigrama. Hay miles de plantillas y ejemplos de organigramas en línea que encontrarás muy difícil elegir qué usar. Las herramientas de diagramación en línea hoy en día te dan la opción de usar plantillas preconstruidas, y todo lo que tienes que hacer es llenar las cajas vacías con detalles, o también puedes crear tu organigrama si quieres ser único de otras ilustraciones. Aquí hay ejemplos en los que puedes basar tu diagrama:
Esta ilustración se ve como una estructura plana, uno de los tipos de organigramas discutidos previamente en este artículo. Recuerda que un organigrama plano puede tener pocos niveles o ninguno. En este caso, solo involucra un nivel. Al usar esta estructura, asegúrate de reemplazar la etiqueta en las cajas con los nombres exactos de los empleados. No quieres que tus compañeros de trabajo adivinen quién es quién porque el organigrama se ve tan vago.
El tipo de estructura plana de organigrama generalmente se aplica a pequeñas empresas. Supongamos que estás trabajando en una empresa de publicidad startup y se te encarga crear un organigrama; puedes usar este marco. En lugar de cajas, puedes usar imágenes para enfatizar cada nodo. Es una pequeña empresa, pero puede dar un nuevo aspecto a un diagrama si pones fotos y lo realzas con colores.
Ejemplo 1
Ejemplo 2
El diagrama a continuación es un ejemplo de organigrama bastante extenso. A diferencia del primer gráfico, que solo necesitaba algunos niveles y cajas, este de abajo involucra a varias personas de diferentes departamentos. Al mirarlo, esperarías que este ejemplo sea adecuado para grandes empresas y organizaciones. Esto también puede llamarse un organigrama funcional de arriba hacia abajo. El que usualmente ves cuando visitas establecimientos comerciales. Independientemente del tipo de gráfico, siempre puedes personalizar los gráficos a tu gusto cuando los creas en línea. Incluso puedes insertar el logo de la empresa como fondo si lo deseas.
