Más plantillas de estructuras de desglose de recursos
Acerca de la plantilla de estructura de desglose de recursos
Uno de los aspectos vitales a los que debes dar máxima consideración al abrir un negocio o iniciar un proyecto son los recursos esenciales que necesitas adquirir y utilizar para el proyecto.
La estructura de desglose de recursos es una herramienta que ayuda a los gerentes a gestionar la planificación y el control de proyectos y negocios. El término recursos puede ser muy amplio e incluye no solo equipos y materiales, sino también recursos humanos. Incluso quienes hacen realidad el proyecto también forman parte de los recursos, si lo piensas. Son quienes ejecutan y supervisan el proyecto de principio a fin.
De forma simplificada, una EDR (estructura de desglose de recursos) comprende una lista de los recursos esenciales para el proceso del proyecto. Esta lista luego se clasifica y categoriza según la función y el tipo. Para ilustrar eficazmente tu lista, necesitas crear una plantilla de estructura de desglose de recursos. Es un diagrama jerárquico utilizado por la mayoría de los gerentes para organizar recursos y determinar cómo se relacionan los elementos.
¿Quién y cuándo crea una estructura de desglose de recursos?
La gestión de recursos es una de las facetas esenciales para entregar proyectos exitosos y construir negocios efectivos. Es una práctica que requiere planificación exhaustiva y seguimiento, flexibilidad y agilidad para adaptarse a cambios drásticos en el entorno y afrontar cuellos de botella y conflictos de agenda.
Los gerentes de proyectos suelen maximizar el uso de la estructura de desglose de recursos o EDR para garantizar una gestión eficiente de los recursos y su asignación adecuada, incrementando así las probabilidades de éxito del proyecto. La EDR permite a las organizaciones planificar, visualizar y organizar los recursos del proyecto.
Beneficios de la estructura de desglose de recursos
Crear una plantilla de estructura de desglose de recursos antes de comenzar nuevos proyectos aporta numerosos beneficios. Además de aclarar lo esencial, te permite identificar y agrupar recursos para fomentar su implementación eficiente durante todo el proyecto.
Otros beneficios de una EDR incluyen los siguientes:
- Optimiza la colaboración entre equipos multifuncionales que comparten recursos
- Mayor calidad de resultados que se mantiene dentro del presupuesto
- Identificación más sencilla de brechas y superposiciones en recursos de la organización, necesidades del equipo y otros requerimientos del proyecto
- Decisiones financieras más precisas para estimar el costo total del proyecto
- Evaluación directa de la carga de trabajo de los miembros y empleados
- Fomenta una cultura de sistema interno sólido, toma de decisiones informada y documentación
- Aporta información sobre los varios recursos que se usan en cualquier momento durante el ciclo del proyecto
- Una estructura de fuente única para toda la información necesaria sobre recursos disponibles y asignados
¿Cómo hacer una estructura de desglose de recursos?
La creación y el enfoque de tu estructura de desglose de recursos varía en cada gerente de proyecto, proyecto o empresa. No existe una única forma fija de hacer la estructura. Sin embargo, puedes seguir ciertas pautas para asegurar que tu EDR incluya todos los recursos y materiales esenciales del proyecto.
Tienes varias opciones sobre cómo ilustrar tu EDR. Puede ser en formato de formulario, gráfico, cuadrícula, diagrama de árbol o hoja de cálculo. Independientemente del método, debe proporcionar una visión general clara de los recursos requeridos y disponibles para lograr el éxito del proyecto.
Para crear una EDR efectiva, puedes seguir estos pasos:
- Asegúrate de solicitar aportaciones de los demás miembros del equipo y partes interesadas antes de considerar completa la estructura.
- Busca un formato con el que te sientas cómodo y que sea familiar para tu equipo también. Comienza bocetando en los resultados finales del proyecto.
- Debajo de los entregables, haz columnas o secciones para varios tipos y categorías de recursos como equipo, herramientas, lugar y tiempo.
- Crea una lista de todas las actividades y tareas esenciales para completar el proyecto.
- Reúne la lista de todos los recursos necesarios en cada categoría de recurso para completar cada tarea del proyecto.
- Verifica la disponibilidad de los recursos necesarios e identifica con qué recursos tendrás que trabajar junto a colaboradores externos.
Ejemplos de estructura de desglose de recursos
Plantilla de estructura de desglose de recursos (recursos de proyecto)
Plantilla de estructura de desglose de recursos (puente)
Plantilla de estructura de desglose de recursos (equipo de contenido)
Aquí hay un ejemplo de una estructura de desglose de recursos de un equipo de contenido que busca distribuir una nueva guía de marketing por correo electrónico para informar a los suscriptores. Primero, el gerente de proyecto clasifica las necesidades del proyecto y llena los recursos necesarios en secciones y columnas, incluyendo equipo, herramientas, tiempo y lugar.
En la columna de equipo, puedes detallar todos los recursos humanos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Los recursos humanos pueden incluir redactores de contenido, asistentes de marketing por correo, diseñadores gráficos y editores de contenido.
La columna de herramientas incluirá las herramientas y software que necesitará el equipo para iniciar y finalizar el proyecto. Estas herramientas pueden incluir software de páginas de aterrizaje, marketing por correo electrónico y programas de gestión de trabajo.
La sección de tiempo mostrará el tiempo asignado a cada miembro del equipo para entregar y finalizar tareas específicas.
Finalmente, puedes agregar las opciones de lugar de trabajo en la columna de lugar, dependiendo de si el gerente trabaja de manera remota o en equipos presenciales. Debe haber un cronograma concreto para cada tarea para asegurar una mayor probabilidad de éxito.
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