Acerca de la plantilla de Estructura de Desglose del Trabajo
Al planificar proyectos complejos, una organización debe crear y seguir una estructura específica para ayudar a gestionar la complejidad y asegurar el éxito.
Una Estructura de Desglose del Trabajo es una herramienta esencial para varios equipos que necesitan una representación visual y organizada del trabajo fundamental que se debe realizar, así como el desglose adicional de tareas menores dentro del proyecto.
Cuando observas una plantilla de EDT, normalmente comienza con un proyecto u objetivo principal y lo desglosa en tareas pequeñas y manejables en los niveles inferiores del diagrama. Una EDT suele centrarse en los entregables con hitos concretos y medibles. Estos entregables pueden estar en forma de tareas, sub-tareas, elementos terminales y paquetes de trabajo. Como es un enfoque orientado a entregables, terminarás con un plan detallado de las tareas que los miembros deben crear para completar el trabajo. La EDT también ayuda a estimar los costes y recursos, crear tareas de cronograma por fases y gestionar cada fase.
¿Por qué usar una estructura de desglose del trabajo?
Hay varias razones por las que una EDT es esencial en la gestión de proyectos. A continuación, algunas de ellas:
- Estima los costes del proyecto
- Asigna responsabilidades y clarifica cada rol de los miembros involucrados en el proyecto
- Identifica riesgos
- Rastrea el progreso del proyecto
- Establece la línea de tiempo del proyecto y crea un desarrollo dentro del plazo establecido
- Redacta declaraciones de trabajo
- Establece dependencias
Los beneficios mencionados anteriormente son solo ideas generales de lo que puedes maximizar de esta estructura integral. Como es una descomposición jerárquica de todo el proyecto, permite alcanzar los objetivos del proyecto y crear entregables en un cronograma determinado. Es una herramienta crucial para un servicio, producto, datos, o cualquier combinación de esos proyectos. Además de subdividir grandes entregables en tareas manejables, una EDT también proporciona el punto de partida para el control de costes completo y la estimación, incluyendo la programación.
¿Cómo crear una estructura de desglose del trabajo?
Aunque pueda parecer complejo, puedes crear una plantilla de EDT en tres pasos:
- Lo primero que debes entender son los objetivos y metas de tu proyecto. Esto implica identificar lo que tu empresa trata de conseguir con el proyecto y alinearlo con los objetivos mayores de la organización.
- Para categorizar y clasificar todos los entregables del proyecto, primero necesitas recopilar todos los entregables principales del proyecto. Este es el segundo paso del proceso y consiste en proyectos subcategoría que trabajan hacia el objetivo general y los objetivos identificados en el primer paso.
- El paso final será descomponer todos los entregables de alto nivel en tareas más pequeñas y específicas. Cada tarea es crucial ya que determinará el éxito del proyecto. Se debe desglosar en categorías más específicas para que los miembros del equipo puedan abordar claramente cada entregable.
Consejos para crear una estructura de desglose del trabajo
Puedes consultar las siguientes reglas para crear eficazmente una plantilla de EDT:
- La regla del 100%. El trabajo ilustrado por tu EDT debe tener el 100% del trabajo necesario para completar el objetivo general del proyecto, sin incluir trabajos o entregables no relacionados. Además, las sub-tareas en cualquier nivel deben comprender todos los entregables necesarios para completar la tarea de nivel superior.
- Enfócate en el resultado, no en la acción. Para una EDT eficaz, un gerente de proyecto o un equipo debe centrarse en los resultados y entregables en lugar de en las acciones. Para ponerlo en contexto, al construir una bicicleta, el entregable podría ser 'el sistema de frenos' mientras que la acción podría ser 'calibrar las pastillas de freno’.
- Mutuamente excluyentes. Las sub-tareas no deben tener duplicados. Hacerlo anularía el propósito de la regla del 100% y probablemente conduciría a errores de cálculo.
- Tres niveles. La EDT generalmente debe contener alrededor de tres niveles de detalle. Puede haber ramas de la EDT con más subcategorías que otras, pero si la mayoría de las ramas tienen tres niveles, el nivel de detalle y el alcance del proyecto en la EDT son los adecuados.
- La regla 8/80. Esta regla explica que el paquete de trabajo debe tomar no menos de ocho horas de esfuerzo, pero no más de ochenta. Algunos sugieren que el paquete de trabajo no debe superar los diez días.
- Crear asignaciones. El propósito de una EDT no solo es clasificar los entregables, sino también garantizar que todos los miembros del proyecto tengan tareas específicas asignadas. El trabajo no debe solaparse, así que las funciones serán precisas.
Ejemplos de Estructura de Desglose del Trabajo
Una EDT puede ser integral y existen varios tipos. Consulta algunos de ellos a continuación:
Ejemplo de Estructura de Desglose del Trabajo para Gestión de Proyectos
El ejemplo anterior muestra una EDT detallada para la construcción de una villa. Como puedes ver, no es la típica EDT clasificada de forma jerárquica. Dado que esta EDT se creó en Excel, el gerente de proyecto puede ilustrar claramente los nombres de las tareas en la parte más a la izquierda del gráfico. También muestra el nivel de prioridad y la línea de tiempo para cada tarea. Y como es un proyecto grande, el creador incluyó el porcentaje de finalización para cada tarea. Normalmente parece complicado a simple vista; sin embargo, todos los detalles esenciales están expuestos para asegurar el éxito del proyecto.
