¿Qué es un brief de evento?
Un brief de evento te permite obtener una imagen completa de un evento que estás organizando. Un brief de evento generalmente se escribe antes del evento y sirve como base para que trabajen las empresas y organizadores de eventos. Es frecuentemente utilizado por organizadores de eventos, anunciantes y empresas de eventos.
Un buen brief de evento incluirá la mayoría de los datos cruciales del evento, como fechas clave o plazos, información financiera, itinerarios, listas de participantes, ubicaciones del sitio y cualquier otra cosa que requieras. Las plantillas para briefs de eventos te ayudan a determinar qué necesita hacerse para garantizar que el evento transcurra exitosamente y según lo programado.
¿Por qué es importante un brief de evento?
Organizar un evento es un gran esfuerzo. Un evento puede consumir una porción significativa de los recursos generales de una pequeña empresa, startup, propietarios individuales de empresas y organizaciones sin fines de lucro. Un evento bien organizado puede generar ingresos, consumidores, clientes y exposición positiva. Un evento mal organizado podría resultar en una pérdida de tiempo y dinero. Los eventos son una excelente manera para que las empresas más grandes y corporaciones empresariales muestren lo que pueden lograr. Sin embargo, la noticia de un evento fallido seguramente se difundirá rápidamente.
Hay varios procesos involucrados en llevar un evento desde una idea original hasta su implementación final para planificadores de eventos, marketing y cualquiera que desee organizar un evento de cualquier tipo. Debido a que los eventos a menudo requieren mucho tiempo y dinero para realizarse, es crítico que los planificadores de eventos tengan acceso simple a todo el material que necesitan para mantenerse en el camino durante la planificación estratégica.
¿Cuándo usar la plantilla de brief de evento?
Utiliza la plantilla de brief de evento al organizar y realizar un evento. Puede ser muy beneficioso al planificar un evento con un equipo multifuncional. Necesitarás preparar un brief de evento ya sea que estés organizando una obra benéfica, fiesta navideña, cena de agradecimiento a clientes o un baile benéfico. Tu equipo de eventos, organizador o agencia puede usar el brief de evento como una hoja de ruta. Incluye consejos sobre la apariencia y sensación del evento, tu presupuesto y plazo, los invitados y otros detalles importantes.
¿Qué debe incluir un brief de evento?
El objetivo del evento, un cronograma y fechas cruciales, un presupuesto, información de invitados, sugerencias de estilo y sensación, y opciones de lugar están todos incluidos en un brief de evento típico. Corres el riesgo de desperdiciar dinero, molestar a los consumidores y generar una tormenta mediática embarazosa si un evento no sale según lo planeado. El brief de evento establece el marco para tu evento. Aquí te mostramos cómo poner la plantilla a trabajar para ti en el diseño y organización de un brief de evento exitoso.
1: Describe lo que sucederá
Es crítico comenzar con una revisión completa del evento para proporcionar a tu equipo de eventos o empresa una imagen clara. ¿Cómo se verá el evento y cómo se sentirá? ¿Quién estará allí? ¿Cuál es el tema central?
2: Define tus objetivos
Debido a que planificar un evento requiere tiempo y dinero, es crítico vincularlo a un propósito medible. ¿Planeas realizar un evento para promocionar el producto de tu empresa? ¿Tienes un objetivo financiero particular en mente para tu recaudación de fondos? La agencia de diseño o equipo tomará decisiones variadas respecto al diseño, tema, estilo y otros factores críticos dependiendo de tu objetivo.
3: Crea un presupuesto y un cronograma
Haz tu presupuesto basado en la cantidad de dinero que pretendes obtener del evento. Si estás vendiendo boletos, por ejemplo, calcula cuántos necesitarás vender y a qué rango de precio para obtener ganancias. Haz un cronograma después de que tengas una noción aproximada de tu presupuesto. Por supuesto, necesitarás una fecha para el evento, pero también querrás establecer algunos otros hitos clave en el camino. Por ejemplo, podrías necesitar reservar un lugar con al menos tres meses de anticipación, o podrías necesitar elegir un servicio de catering con un mes de anticipación.
4: Haz una lista de quién asistirá
La gran celebración de fin de año de tu empresa no se sentirá ni se verá como un evento de networking para profesionales de ventas. Es por esta razón que un perfil completo de tus asistentes es esencial.
5: Incorpora una guía de estilo
Aunque la mayoría de la apariencia y sensación del evento será manejada por tu equipo de eventos o agencia, podría ser bueno dar consejos sobre el estilo y sensación del evento para asegurar que el proyecto se termine a tiempo y dentro del presupuesto. ¿Tienes algún color o logo que te gustaría utilizar para tu empresa u organización? ¿Estás buscando algo sofisticado o algo alegre y juguetón? Haz un resumen conciso que tu planificador de eventos pueda consultar durante la fase de planificación.
Plantillas de brief de evento
Ejemplo 1
Esta plantilla de brief de evento tiene toda la información desde la hora del evento, lugar, tema hasta las personas que asistirán. Tener un brief de evento planificado puede ayudar inmensamente a organizar apropiadamente una fiesta sin cometer grandes errores. Puedes hacer tu brief de evento justo como este si se ajusta a tus preferencias. Pero está más categorizado formalmente hacia eventos y funciones universitarias.
