Sobre la plantilla de roles y responsabilidades
La Plantilla de Roles y Responsabilidades es uno de los varios elementos que conforman un proyecto. Esta plantilla y su relevancia se discutirá en el siguiente artículo. En este artículo, aprenderás sobre la plantilla y cómo ayuda a detallar las responsabilidades de los miembros del equipo al crear la Plantilla de Roles y Responsabilidades. El propósito de definir roles y funciones es asegurar que todos los miembros del equipo sean conscientes de sus obligaciones. Debe construir esta plantilla antes de comenzar a trabajar en el cronograma y la asignación de recursos.
¿Qué es una Plantilla de Roles y Responsabilidades?
Esta plantilla apoya la cohesión del trabajo en equipo en el proyecto y puede utilizarse incluso para un proyecto corto sin estructura formal. El propósito de definir roles y funciones es garantizar que todos los miembros del equipo sean conscientes de sus obligaciones. Debe construir esta plantilla antes de comenzar a trabajar en el cronograma y la asignación de responsabilidades. Esta plantilla ayuda a todos a entender en qué trabajarán los demás y cómo pueden superponerse las tareas. Es muy útil durante cambios de tareas o transferencias laborales.
Para ayudarte a atraer candidatos calificados, puedes publicar los documentos creados utilizando plantillas de roles y responsabilidades en el sitio web de tu empresa y otros portales de empleo. También son excelentes para capacitar a nuevos empleados o implementar ajustes departamentales. Cuando completes el formulario de roles y responsabilidades del equipo, mantenlo disponible para referencia durante el proyecto.
Ventajas y Desventajas de una Plantilla de Roles y Responsabilidades
Ventajas de la Plantilla de Roles y Responsabilidades
Evita conflicto de roles
Cuando los miembros del equipo entienden lo que deben hacer, el trabajo se vuelve más fácil. Usar la plantilla de Roles y Responsabilidades para eliminar cualquier incertidumbre ayuda a reducir retrasos y define expectativas. Es una herramienta eficaz para hacer que las personas rindan cuentas en todos los niveles. Ayuda a evitar los “juegos de culpas” en los proyectos, incluyendo tareas específicas.
Fomenta la responsabilidad personal
La forma más eficiente de garantizar que los miembros del equipo estén dispuestos a aceptar la responsabilidad es utilizar la Plantilla de Roles y Responsabilidades. Es una excelente estrategia para asegurar que el miembro adecuado del equipo reciba el crédito por las consecuencias buenas o malas de sus esfuerzos.
Gestión de Tareas Más Fácil
Es posible llevar el control de la carga de trabajo de los miembros del equipo una vez que se han asignado las tareas. Si las tareas y responsabilidades se sobrecargan, pueden ser reasignadas. Puedes garantizar que trabajen de manera eficiente al controlar su carga de trabajo.
Desventajas de la Plantilla de Roles y Responsabilidades
La responsabilidad es un problema que nadie parece poder resolver.
La persona encargada no está identificada en la plantilla básica de roles y responsabilidades. Tendrás que buscar esta información en otras fuentes, como el gráfico RACI.
Retrasos en la toma de decisiones
Esto ocurre con frecuencia porque no sabemos quién está a cargo. El otro problema es a quién se debe informar y quién debe ser notificado cuando se requiere una decisión.
Los conflictos aumentan.
Debido a que no está claro quién es responsable y quién debe rendir cuentas de un determinado trabajo, puede haber desacuerdo sobre la responsabilidad de la tarea. Es necesario resolver el conflicto lo antes posible.
¿Cómo usar una Plantilla de Roles y Responsabilidades?
Debes incluir información que permita a todos entender cuáles son las responsabilidades de cada empleado y a quién reportarán al utilizar una plantilla de roles y responsabilidades. Puedes garantizar que cada trabajo se realice y que todos entiendan sus obligaciones al definir los roles del equipo.
Al crear una plantilla para trabajos y tareas, sé lo más explícito posible. Las funciones y responsabilidades de un gerente probablemente difieren de las de un asistente administrativo de nivel inicial; por lo tanto, la plantilla debe reflejar esto. Esto informa a los candidatos sobre el puesto al que postulan, así como también a otros empleados sobre las responsabilidades del rol.
A continuación se describe cómo utilizar una plantilla de roles y responsabilidades:
- Comienza escribiendo una descripción del puesto. Escribe uno o dos párrafos cortos en la parte de la descripción del puesto que resuma el rol. Incluye algunas tareas importantes, una descripción de un buen candidato y por qué este puesto es crucial para el éxito de la empresa. Haz que esta sección sea fácil de entender y proporciona una lista de responsabilidades generales.
- Incluye una lista de responsabilidades. Sé más específico con las tareas y obligaciones de este cargo en esta sección. Haz una lista de lo que implica este puesto en viñetas. Incluye las aplicaciones favoritas del empleado, con quién colabora y qué hace regularmente. Para enfatizar las tareas más importantes del rol, enuméralas por orden de importancia.
- Incluye criterios y requisitos del puesto. Incluye las calificaciones y requisitos que deseas que los candidatos tengan si estás usando una plantilla de funciones y responsabilidades para un anuncio de trabajo. Años de experiencia, nivel de educación, certificados o licencias adicionales, habilidades, cualidades y capacidades físicas son algunos ejemplos.
- Describe quién reporta a quién. Cuando estés capacitando a un nuevo empleado, esta sección de la plantilla de funciones y responsabilidades será muy útil. Todos podrán comprender mejor a quién reportan y de qué es responsable cada persona al establecer una jerarquía de funciones. Esta sección también puede ayudar a los empleados a planificar sus trayectorias profesionales y establecer objetivos de progreso.
Gráficos RACI
Las desventajas de la plantilla de Roles y Responsabilidades pueden resolverse con un gráfico RACI. Es una matriz de asignación de responsabilidades, y conecta el rol con los atributos de Responsable, Aprobador, Consultado e Informado. Funciona bien para definir roles y tareas en proyectos e iniciativas interdepartamentales y multifuncionales.
Al aclarar quién es responsable de qué, los gráficos RACI facilitan las cosas.
Estos son algunos de los beneficios de usar un gráfico RACI:
- Fácil de hacer
- Se proporciona información sobre responsabilidad y rendición de cuentas.
- La comunicación es sencilla.
Plantilla de Roles y Responsabilidades VS matriz RACI
El gráfico RACI identifica quién es responsable de una tarea. En el gráfico, puedes ver cómo el nombre de cada persona corresponde a su participación en las actividades del proyecto. Las plantillas de Roles y Responsabilidades, en cambio, solo definen el nombre y las responsabilidades del rol.
Ventajas del gráfico RACI
- Reduce la incertidumbre al definir quién es responsable de qué.
- Al responsabilizar a las personas y enfatizar su función y responsabilidad, ayuda a evitar el “juego de las culpas”.
- Analizar las cargas de trabajo puede ayudarte a equilibrar el trabajo.
Desventajas del gráfico RACI
- No menciona las actividades de los miembros del equipo.
- Al trabajar en un proyecto grande, se complica más.
- No es adecuado para todos los proyectos.
¿Cuándo se debe utilizar una Plantilla de Roles y Responsabilidades?
Existen muchos lugares donde se puede usar una plantilla de roles y responsabilidades, pero el uso más común de esta plantilla es para la gestión de proyectos. Esta plantilla ayuda en la gestión del proyecto ya que es el primer paso para dividir los roles y responsabilidades de los miembros del equipo. Hace que el proyecto se realice sin problemas. No solo los gerentes de proyectos, sino que todos pueden usar esta plantilla antes de comenzar cualquier proyecto, ya sea escolar, universitario, empresarial o de publicidad. Esta plantilla es útil y facilita el trabajo.
¿Qué se incluye en la Plantilla de Roles y Responsabilidades?
A medida que el proyecto crece, deben desarrollarse plantillas de roles y responsabilidades para que cada miembro del equipo entienda de qué es responsable y qué parte se espera que desempeñe. Identifica roles y tareas antes de crear una plantilla de Roles y Responsabilidades. Luego, asignarás tareas a los roles y los enviarás para retroalimentación de los interesados.
Se deben identificar los roles.
Comienza con una lista de todas las responsabilidades del proyecto. Depende de ti si quieres que los miembros de tu equipo sean reconocidos por sus nombres o por sus funciones; todo depende de lo que tenga más sentido en tu situación. Puede ser confuso cuando varias personas realizan la misma función; por lo tanto, puedes utilizar el nombre.
Se deben identificar las tareas.
Después de establecer los roles, escribe los entregables y las tareas necesarias para cumplirlos. Haz una lista de todas las actividades para asegurarte de que cada trabajo del proyecto esté documentado y que el proyecto se desarrolle sin inconvenientes.
Asigna Roles y Responsabilidades al Proyecto
Para completar la Plantilla de Roles y Tareas, necesitas tener claramente definidas las responsabilidades de las tareas y los roles separados. Después, debes asignar roles y responsabilidades a los miembros de tu equipo. Aquí es donde puedes debatir diferentes puntos de vista. Te ayudará a tomar una decisión rápida.
Envía el documento de Roles y Responsabilidades a todos los involucrados en el proyecto.
Envía la Plantilla de Roles y Responsabilidades del proyecto a los miembros del equipo para recibir comentarios y recomendaciones una vez que la hayas terminado. Esto te ayuda a conseguir aceptación por parte de los miembros del equipo y ellos se sentirán más responsables de sus funciones y tareas como resultado.
Plantillas de Roles y Responsabilidades
La Plantilla de Roles y Responsabilidades es una valiosa plantilla para la gestión de proyectos que muestra las responsabilidades de los interesados y la influencia en el proyecto.
Ejemplo 1:
