Este artículo explica qué es una estructura de desglose del trabajo y qué beneficios puede aportar a una empresa o equipo. Más adelante, también encontrarás distintos ejemplos de EDT para entender mejor cómo se aplica en la práctica.
En este artículo
¿Qué es una EDT?
La estructura de desglose del trabajo (EDT) se define como una descomposición jerárquica orientada a entregables del trabajo que debe realizar el equipo de proyecto para alcanzar los objetivos y generar los entregables requeridos.
La EDT sirve para definir y organizar el alcance del trabajo. En gestión de proyectos, su objetivo principal es hacer que el proyecto sea más claro, estructurado y manejable.
Dividir un proyecto en componentes más pequeños mejora la eficiencia y la productividad del equipo, y facilita mucho más la planificación, la coordinación y el seguimiento. Como referencia, estos son algunos de los términos más habituales dentro de una EDT aplicada a la gestión de proyectos:
- Criterios de aceptación: son los estándares que deben cumplirse para satisfacer los requisitos de clientes o partes interesadas.
- Presupuesto: hace referencia a los costes asociados al proyecto.
- Entregables: son los productos, servicios o resultados que se generan en distintas fases del proyecto.
- Hitos: representan momentos clave o puntos críticos dentro del avance del proyecto.
- Fases: son las distintas etapas en las que se divide el proyecto.
Características y componentes clave de la EDT
Una de las características más importantes de la EDT es el llamado principio del 100%, que indica que debe incluir la totalidad del trabajo necesario para completar el proyecto, sin dejar fuera ningún elemento esencial.
Además, la EDT se caracteriza por su estructura jerárquica. En el nivel superior puede aparecer la visión general del proyecto, mientras que en los niveles inferiores se desglosan progresivamente los entregables, actividades o componentes con mayor detalle.
Estas son algunas de las razones por las que una estructura de desglose del trabajo resulta tan útil en gestión de proyectos:
- Simplifica la complejidad: divide el proyecto en partes más pequeñas y manejables, lo que facilita la gestión de iniciativas grandes o complejas.
- Ofrece una dirección clara: actúa como una hoja de ruta que ayuda a coordinar equipos y permite que cada persona se centre en sus tareas asignadas.
- Permite medir el progreso: al aplicar la regla del 100%, los gestores pueden comprobar si el alcance está bien cubierto, correctamente presupuestado y adecuadamente supervisado.
Las 3 formas principales de una EDT
Existen tres formas habituales de organizar una estructura de desglose del trabajo: basada en fases, basada en entregables y basada en responsabilidades.
Estructura de desglose del trabajo basada en fases
En este modelo, el Nivel 1 suele estar compuesto por las fases principales del proyecto, que con frecuencia son cinco, aunque esto puede variar según la naturaleza del trabajo.
El Nivel 2 desarrolla los entregables o resultados específicos de cada fase. A partir de ahí, cada nivel inferior sigue desglosando el proyecto con mayor detalle, manteniendo el foco en lo que debe completarse en cada etapa.
Este enfoque ayuda a dividir el proyecto en fases manejables, facilita el seguimiento del progreso y permite completar el trabajo paso a paso de una forma más ordenada.
Estructura de desglose de trabajo basada en entregables
Una EDT basada en entregables organiza el trabajo alrededor de los resultados del proyecto. Destaca la relación entre los entregables y el alcance general del proyecto.
Por ejemplo, una EDT basada en entregables para un proyecto de automóvil puede dividir el trabajo en interior, exterior y electrónica, y luego desglosar cada área en componentes más pequeños.
Esta forma proporciona una visión clara de lo que consiste cada entregable y cómo contribuyen al producto final.
Estructura de desglose de trabajo basada en responsabilidades
Una EDT basada en responsabilidades define las actividades de acuerdo con los equipos o unidades organizativas responsables de ellas.
Por ejemplo, en un proyecto de tienda online, diferentes grupos pueden ser asignados a responsabilidades específicas como desarrollo de la web, servicio al cliente o logística.
Este enfoque asegura la responsabilidad y ayuda a agilizar la finalización del proyecto al alinear tareas con las partes responsables.
¿Cómo crear una EDT paso a paso?
Crear una estructura de desglose del trabajo (EDT) consiste en dividir un proyecto en partes manejables para que nada importante quede fuera. Una forma sencilla de hacerlo es la siguiente:
Paso 1 Reúne la información clave e identifica los entregables
Empieza recopilando los documentos principales del proyecto, como el acta de constitución, el plan de gestión del proyecto o la declaración de alcance. En esta fase, el equipo debe revisar estos materiales e identificar los entregables principales. Así te aseguras de que la EDT cubra todo el proyecto.
Paso 2 Define los elementos de nivel superior y desglósalos
Una vez identificados los entregables, define los elementos de Nivel 1, que representan el alcance general del proyecto. Después, divide esos elementos en tareas más pequeñas y específicas mediante un proceso de descomposición. Continúa hasta llegar a tareas que puedan gestionarse de forma individual. Asegúrate de que cada componente sea único y de que se cumpla la regla del 100%: todo el trabajo del proyecto debe estar incluido, sin solapamientos.
Paso 3 Documenta los detalles y estructura el trabajo
Después de desglosar el proyecto, añade información a cada tarea dentro del diccionario de la EDT. Incluye límites, hitos, costes y cualquier otro dato relevante. También puedes vincular la EDT a un cronograma, como un diagrama de Gantt, para facilitar el seguimiento. Elige el formato que mejor se adapte a tu equipo, ya sea una lista simple o un diagrama visual.
Paso 4 Crea tu EDT con EdrawMind Online gratis
Por último, lleva tu EDT a un formato visual con EdrawMind Online. La plataforma te permite crear diagramas EDT estructurados con funciones de arrastrar y soltar, plantillas prediseñadas y herramientas de personalización.
Además, puedes colaborar con tu equipo en tiempo real, añadir notas o costes directamente a los paquetes de trabajo y cambiar fácilmente entre vista de esquema, árbol o diagrama de Gantt.
Como EdrawMind es una herramienta online y fácil de usar, puedes crear, editar y compartir tu EDT desde cualquier lugar. A continuación, tienes los pasos para crear tu primera estructura de desglose del trabajo con EdrawMind:
Paso 1 Elige un diseño de gráfico vertical
Crea un nuevo mapa mental desde la página principal de EdrawMind. Una vez dentro, ve al panel derecho: Lienzo > Diseño > Org Chart. Allí podrás seleccionar un diseño de gráfico de arriba hacia abajo.
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Paso 2 Edita los nodos de Idea principal y Temas principales
Edita el nodo Idea principal con el nombre de tu proyecto. Después, cambia los Temas principales por las distintas categorías o fases del trabajo. Si necesitas añadir más nodos, usa la herramienta Tema de la barra superior o pulsa Enter mientras tengas seleccionado el nodo Idea principal.
Paso 3 Añade los subtemas o tareas
Utiliza la herramienta Subtema para agregar nuevos nodos bajo las ramas de cada Tema principal. También puedes pulsar Enter para añadir más subtemas del mismo nivel. En estos nodos deberás incorporar las tareas correspondientes.
Paso 4 Diseña el gráfico
Usa las pestañas Lienzo y Estilo del panel para modificar temas, colores, formas y otros elementos visuales. También puedes recurrir a las pestañas Marca y Clipart para añadir iconos y símbolos relacionados con tu proyecto. Al hacer clic en un elemento, aparecerán herramientas de edición específicas en la barra flotante de personalización.
Paso 5 Exporta tu diagrama
Pulsa el botón Exportar en la parte superior derecha de la ventana. Después, configura los parámetros de exportación, como el tipo de archivo o el rango, y haz clic en Exportar para guardar el resultado final.
Elementos de una buena EDT
Una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) facilita la asignación, organización y seguimiento de las tareas de un proyecto. Para que realmente sea útil, una buena EDT suele reunir estos rasgos principales:
- Gestionable: debe permitir asignar tareas a personas o equipos concretos, de forma que sea fácil identificar quién es responsable de cada parte del trabajo.
- Bien definida: como herramienta visual, una EDT debe ser clara y fácil de interpretar. La jerarquía, los niveles y la relación entre elementos deben entenderse sin dificultad.
- Flexible: también debe poder adaptarse con facilidad a los cambios del proyecto o del equipo, como ajustes de alcance, reasignaciones o salidas de personal.
- Medible: las tareas incluidas en la EDT deben poder seguirse mediante fechas, hitos o métricas específicas que permitan evaluar el avance.
Directrices para crear una EDT efectiva
Si quieres que tu EDT aporte valor real a la gestión del proyecto, conviene seguir estas pautas básicas:
- Revisa la exactitud: comprueba plazos, recursos y entregables para asegurarte de que toda la información sea correcta y coherente.
- Verifica los paquetes de trabajo: cada paquete de trabajo debe ser independiente y no solaparse con otros. Evita duplicidades o tareas repetidas.
- Hazla granular: divide los entregables en tareas lo más concretas posible. Siempre que encaje, exprésalas con verbos para que la acción quede clara.
- Incluye actividades de apoyo: no olvides tareas como pruebas, formación, implementación o documentación. Aunque a veces se subestimen, son esenciales para completar el proyecto con éxito.
¿Quién usa la EDT?
Diferentes perfiles y equipos utilizan una Estructura de Desglose del Trabajo para mantener el proyecto bajo control y mejorar la coordinación. Estos son algunos ejemplos habituales:
Planificadores de eventos
Los organizadores de eventos utilizan una EDT para gestionar las múltiples tareas y subtareas que intervienen en la preparación de un evento. Como suelen trabajar con plazos ajustados, esta estructura ayuda a mantener el orden y a evitar que se pase por alto algún detalle importante.
Directores de cuentas
Para los directores de cuentas, una EDT actúa como una herramienta visual que permite mostrar al cliente cómo avanza un proyecto. También ayuda a mantener alineados al equipo interno y al cliente en torno a entregables, fechas y expectativas.
Gerentes de proyectos comerciales
Los responsables de proyectos comerciales dependen en gran medida de las estructuras EDT, sobre todo cuando intervienen varios contratistas o equipos externos. Al dejar visibles las dependencias entre áreas, una EDT mejora la coordinación y reduce el riesgo de retrasos.
Desarrolladores de software
En desarrollo de software, una EDT permite dividir el proyecto en fases, hitos y entregables. Esto mejora la visibilidad entre equipos, aclara qué debe entregarse en cada etapa y favorece un flujo de trabajo más ordenado durante todo el ciclo de desarrollo.
Ejemplos de estructuras de desglose del trabajo
A continuación, puedes ver distintos ejemplos de estructuras de desglose del trabajo. Algunos están basados en casos reales y otros son modelos más genéricos que puedes editar y adaptar rápidamente cuando necesites empezar.
La mayoría proceden de la galería de usuarios de Wondershare EdrawMind. También puedes explorar esa galería si buscas otros tipos de diagramas para planificación, organización o gestión de proyectos.
Estructura de desglose de recursos
Una EDR muestra la descomposición jerárquica de los recursos de un proyecto, organizados por tipo, categoría o función. Por ejemplo, en un sistema de gestión de bibliotecas, los recursos pueden dividirse en distintos grupos para aclarar mejor su asignación, disponibilidad y uso dentro del proyecto.
Estructura de desglose de riesgos
Esta estructura categoriza los riesgos del proyecto en niveles, de general a específico. Un ejemplo de sistema de biblioteca puede incluir niveles de riesgo codificados por colores según el impacto, haciendo más fácil evaluar y priorizar amenazas potenciales.
Estructura de desglose organizacional
También llamada organigrama, una EDO mapea la jerarquía de los interesados del proyecto. Normalmente comienza con el patrocinador del proyecto y se divide en equipos o individuos, aclarando roles, responsabilidades y autoridad.
Estructura de desglose de marketing de contenidos
El siguiente ejemplo es particular para marketing de contenidos. Para planificar un proyecto de marketing de contenidos, utiliza este ejemplo de EDT como referencia. Cumple objetivos clave para redacción, diseño y promoción.
Desarrollo de sitio de comercio electrónico
Si quieres empezar un sitio de e-commerce, este es para ti. Una plantilla EDT puede dividir el proyecto en fases como diseño del sitio web, integración de pagos, listado de productos y configuración de marketing. Esto garantiza que cada tarea se rastree, se cumplan los plazos y tu tienda online se lance sin problemas.
Estructura de desglose de trabajo IntelliTrain
IntelliTrain es una empresa real que puedes usar como referencia cuando estés creando una estructura de desglose de trabajo para una compañía tecnológica. Puedes editar esto con el nombre de tu empresa y distribuir las tareas según corresponda.
Estructura de desglose de construcción de vivienda
Si eres gerente de proyecto o capataz de una obra, esta EDT puede ayudarte. Cubre los diversos aspectos de la construcción de una vivienda. Una vez hecho esto, entregar los entregables a tus trabajadores y equipo será fácil.
Estructura de desglose de trabajo visit arabia
Las campañas de viaje requieren un considerable esfuerzo por parte de una corporación. Deberás planificar el marketing, el diseño inicial, logotipos, entrega de textos, anuncios y más. Si quieres comenzar una campaña de marketing, esta EDT de “VISIT ARABIA” puede servirte como punto de partida o guía sobre dónde iniciar.
Estructura estándar de desglose de trabajo en construcción
A continuación tienes una estructura completa de EDT para la construcción. A diferencia de la vivienda mencionada antes, esta incluye casi todos los elementos o tareas de un proyecto de construcción. Puedes expandir o eliminar los nodos según sea necesario.
Estructura de desglose de trabajo en desarrollo de software
Otro ejemplo para empresas tecnológicas es esta EDT de desarrollo de software. Incluye procesos desde la evaluación de requisitos hasta las fases de prueba e instalación del proyecto. Esto garantiza que el software liberado a los usuarios esté totalmente probado e investigado, con mínimos errores.
Puntos clave
Una estructura de desglose de trabajo es una herramienta de gestión eficaz que asegura la finalización exitosa de un proyecto. Diferentes grupos de personas utilizan esta estructura para diversos propósitos. Puedes crear una EDT usando muchas herramientas online.
EdrawMind es una herramienta valiosa que puede ayudarte a crear una estructura de desglose de trabajo. Tiene plantillas y herramientas de sobra para asistirte en crear una EDT impresionante y efectiva.
EdrawMind también puede ayudarte a organizar tu estructura de trabajo y ejecutarla sin problemas. Asegura que tu esfuerzo conduzca a la exitosa finalización de tus tareas.
