Todo proyecto implica riesgos. Por eso, muchos equipos recurren a una estructura de desglose de riesgos o RBS para identificarlos, ordenarlos y gestionarlos mejor. Este esquema organiza los riesgos desde categorías generales hasta factores más concretos y específicos.
Un RBS puede incluir elementos como entregables, cuentas de control y paquetes de trabajo, y suele representarse como un diagrama de flujo o un mapa mental para mostrar con claridad dónde pueden aparecer los riesgos.
En esta guía descubrirás qué es un RBS, por qué es importante en la gestión de proyectos y cómo crear una estructura de desglose de riesgos con EdrawMind para compartirla fácilmente con tu equipo.
En este artículo
¿Qué es un RBS?
A lo largo del ciclo de vida de un proyecto, los gestores planifican diferentes fases para organizar la entrega a clientes o partes interesadas. Al mismo tiempo, también necesitan identificar y clasificar los riesgos que podrían afectar al proyecto, desde los más generales hasta los más específicos.
Estos factores pueden comprometer entregables, provocar retrasos o dificultar la ejecución. Ese sistema jerárquico de clasificación es lo que se conoce como estructura de desglose de riesgos, o RBS.
En una estructura de desglose de riesgos, el responsable del proyecto identifica y categoriza todos los riesgos potenciales que pueden influir en el desarrollo del trabajo. Estas son algunas de las categorías clave que conviene tener en cuenta al crear un RBS:
Riesgos externos
Son los riesgos que están fuera del control de la organización, como desastres naturales, pandemias, cambios normativos o crisis económicas. Aunque son difíciles de prever, pueden alterar de forma importante los plazos y los entregables del proyecto.
Por ejemplo, muchas empresas no contemplaban una situación como la pandemia de COVID-19 al iniciar sus proyectos, y aun así esta acabó provocando retrasos, interrupciones y problemas operativos en numerosos sectores. Por eso se considera un riesgo externo.
Evaluar este tipo de factores es esencial para preparar mejor la respuesta ante escenarios imprevistos.
Riesgos internos
Los riesgos internos se originan dentro de la propia organización. Pueden incluir falta de presupuesto, problemas de comunicación entre equipos, requisitos poco claros por parte de los interesados o prioridades mal alineadas.
Como su origen está dentro del negocio, suelen poder mitigarse con una mejor planificación, una comunicación más clara y una gestión más estructurada.
Riesgos técnicos
Muchos proyectos, especialmente los relacionados con tecnología, se enfrentan a riesgos técnicos como ambigüedad en el alcance, limitaciones tecnológicas, fallos de integración u obsolescencia de herramientas.
Por ejemplo, un equipo puede empezar a desarrollar una aplicación móvil en una tecnología concreta y descubrir más adelante que el código es inestable o que la solución elegida no responde bien a los requisitos del proyecto. Ese tipo de situación entra dentro de los riesgos técnicos.
Riesgos de gestión del proyecto
Estos riesgos están relacionados con la forma en que se planifica, supervisa y dirige el proyecto. Una mala planificación, un seguimiento insuficiente o una comunicación deficiente en los informes pueden generar retrasos, errores y descoordinación.
Una gestión sólida, procesos claros y actualizaciones constantes ayudan a reducir este tipo de riesgo.
Por qué es importante una estructura de desglose de riesgos
Una vez identificadas las principales categorías de riesgo, es más fácil entender por qué crear un RBS resulta tan útil en la gestión de proyectos.
Cada proyecto tiene sus propias particularidades, pero muchos comparten patrones de riesgo similares. Por eso, desarrollar una estructura de desglose de riesgos se considera una buena práctica en distintos sectores.
Además, un RBS ayuda a identificar los riesgos de forma ordenada y a plantear soluciones adecuadas para cada uno. En la práctica, se convierte en una herramienta muy valiosa para entender los posibles puntos débiles de cualquier proyecto.
Algunas de las razones principales para utilizar un RBS en gestión de proyectos son:
- Permite visualizar todos los riesgos potenciales del proyecto, desde el nivel más general hasta el más específico.
- Ayuda a agrupar distintas fuentes de riesgo y a definir respuestas comunes o estrategias compartidas.
- Facilita medir la exposición total al riesgo de un proyecto concreto.
Sin una estructura como esta, a muchos gestores les resulta más difícil ejecutar proyectos con eficiencia, ya que identificar, seguir y mitigar los riesgos se vuelve mucho más complejo.
RBS en la gestión de proyectos
Como hemos visto, una estructura de desglose de riesgos permite organizar los riesgos dentro de una jerarquía clara. Esto facilita detectar problemas, preparar respuestas y reducir su impacto a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Al ordenar los riesgos por niveles, los equipos pueden centrarse antes en los más críticos sin perder de vista los riesgos menores que también podrían afectar al resultado final.
Para entenderlo mejor, piensa en este ejemplo: las cuatro categorías principales de riesgo pueden dividirse en subcategorías más pequeñas. Dentro de los riesgos técnicos, por ejemplo, el equipo podría incluir requisitos, complejidad del sistema o limitaciones tecnológicas.
Cada una de esas subcategorías puede seguir desglosándose en factores concretos. Una vez identificados, el gestor del proyecto y el equipo pueden diseñar medidas preventivas o planes de mitigación adaptados a cada caso.
Categorización de riesgos en la gestión de proyectos
Para empezar, conviene comprender cómo se clasifican los riesgos dentro de la gestión de proyectos. En muchos casos, se utilizan criterios metodológicos o numéricos para estimar su impacto. Una de las formas más habituales es basarse en la probabilidad de que ocurran:
- Probabilidad alta: entre el 80% y el 100%.
- Probabilidad media-alta: riesgos con una probabilidad igual o superior al 60%.
- Probabilidad media-baja: riesgos con una probabilidad igual o superior al 30%.
- Probabilidad baja: riesgos con una probabilidad inferior al 30%.
Al construir la jerarquía de riesgos, puedes utilizar tanto la probabilidad como el impacto para clasificarlos correctamente. Una fórmula básica para evaluar el riesgo sería:
Puntaje de riesgo = Riesgo potencial × Impacto del riesgo
Por ejemplo, si un riesgo tiene una probabilidad del 50% y su impacto se considera catastrófico, su puntuación de riesgo sería de 50 sobre 100.
Maneras de usar un RBS
En gestión de proyectos, una estructura de desglose de riesgos puede aplicarse de distintas formas según el objetivo del análisis.
Como herramienta de identificación de riesgos
Un RBS ayuda a detectar riesgos con más claridad porque los organiza en categorías y subcategorías. Esto hace más fácil identificar de dónde viene cada problema y qué tipo de respuesta conviene preparar.
Además, puede combinarse con otras técnicas como el análisis FODA, el análisis de causa raíz o el método Delphi para enriquecer el proceso.
En esta fase conviene plantearse preguntas como:
- ¿Qué podría salir mal durante la planificación o la ejecución?
- ¿Qué riesgos similares han aparecido en proyectos anteriores?
A partir de ahí, se puede elegir el enfoque de identificación de riesgos más adecuado. Algunas opciones útiles son:
- Lluvia de ideas para detectar riesgos potenciales.
- Revisión repetida del alcance del trabajo del proyecto.
- Aplicación de FODA o análisis de causa raíz.
Como herramienta de análisis de riesgos
Una vez identificados los riesgos, el RBS también sirve para analizar su impacto. Lo habitual es combinar análisis cualitativo y cuantitativo para estimar tanto la probabilidad de cada riesgo como su efecto potencial.
Después de asignar una puntuación a cada riesgo, es recomendable actualizar la documentación del proyecto con los factores analizados y las estrategias previstas. Esto ayuda a mantener la alineación del equipo y aporta transparencia a la toma de decisiones.
Como herramienta de reporte de riesgos
Otra aplicación importante del RBS es la elaboración de informes estructurados de riesgos. Estos informes permiten mantener informadas a las partes interesadas y reducir la posibilidad de que aparezcan problemas inesperados sin previo aviso.
Entre sus objetivos principales están:
- Ayudar al equipo a comprender mejor los riesgos existentes.
- Dar a los interesados información suficiente para tomar decisiones fundamentadas.
También conviene distinguir entre un informe de riesgos y un registro de riesgos. El registro reúne todos los riesgos identificados, mientras que el informe suele centrarse en los más relevantes para la dirección o los responsables de decisión.
Para orientación y revisión posterior al proyecto
La revisión de riesgos al finalizar un proyecto suele pasarse por alto, pero tiene un gran valor para mejorar a largo plazo. Analizar proyectos anteriores permite identificar riesgos recurrentes y ajustar mejor las estrategias futuras.
Algunos puntos clave que conviene incluir en estas revisiones son:
- Evaluar cómo la gestión de riesgos influyó en el éxito o fracaso del proyecto.
- Detectar riesgos repetitivos que aparecen de forma constante en diferentes proyectos. Por ejemplo, si los equipos remotos entregan código con errores de forma recurrente, puede ser necesario redefinir procesos, herramientas o sistemas de control para futuros proyectos.
Para comparar proyectos
El RBS también sirve para comparar la exposición al riesgo entre varios proyectos. Si aplicas el mismo marco de análisis en distintos casos, podrás detectar similitudes, diferencias y patrones útiles para la toma de decisiones.
Entre las mejores prácticas destacan:
- Utilizar siempre el mismo marco de comparación para mantener la consistencia y la precisión.
- Apoyarse en una matriz de riesgos para obtener una visión más profunda del nivel de exposición general.
¿Cómo crear un RBS?
Ahora que ya conoces los beneficios de una estructura de desglose de riesgos en la gestión de proyectos, veamos los pasos básicos que suele seguir un gestor para crearla.
Antes de pasar al diagrama, puede ser útil anotar primero las ideas principales en una hoja o borrador. Eso te ayudará a definir mejor el contenido del esquema antes de construirlo visualmente.
Paso 1: Identifica las categorías de riesgo
Empieza por definir las grandes categorías de riesgo. Lo más habitual es trabajar con cuatro grupos: riesgos internos, riesgos externos, riesgos de gestión del proyecto y riesgos técnicos. Estas categorías servirán como base para desglosar después los riesgos concretos.
Paso 2: Crea subcategorías o añade los riesgos
Después, divide cada categoría en subcategorías más específicas. Esto hace que los riesgos sean más fáciles de entender, rastrear y gestionar. Por ejemplo, dentro de “Externos”, una empresa exportadora podría incluir factores como mal clima, problemas logísticos o calidad del producto.
En algunos casos, estas subcategorías pueden convertirse directamente en riesgos concretos si no necesitas un nivel adicional de desglose. Cuanto más claro sea el detalle, más fácil será encontrar soluciones o estrategias de mitigación.
Paso 3: Usa un creador de estructuras de desglose de riesgos como EdrawMind
Wondershare EdrawMind es una herramienta práctica para crear diagramas RBS. Ofrece plantillas prediseñadas y más de 210 tipos de diagramas, por lo que puedes empezar rápidamente sin tener que diseñarlo todo desde cero.
Su interfaz de arrastrar y soltar permite añadir categorías, subcategorías, notas y conexiones de forma sencilla. Además, incluye colaboración en tiempo real, funciones de lluvia de ideas, mapas mentales asistidos por IA y varias opciones de exportación para compartir el RBS con otras personas en pocos clics.
En lugar de gestionar el análisis de riesgos con documentos dispersos, EdrawMind permite centralizar toda la información en un único espacio visual de trabajo.
Cómo hacer una estructura de desglose de riesgos con EdrawMind gratis online
Estos son los pasos que puedes seguir al usar Wondershare EdrawMind, o cualquier otro creador de diagramas, para construir una estructura de desglose de riesgos para tu proyecto.
Paso 1: Elige un diseño de diagrama
- Ve a Diseño desde el panel derecho.
- Selecciona entre opciones como Mapa mental, Mapa de árbol, Organigrama o Espina de pescado.
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Paso 2: Escribe tu contenido
- Haz doble clic en los nodos para editar el Tema principal y las Ideas principales.
- Elige los estilos de texto desde la pestaña Diseño.
Cambia la “Idea principal” por el nombre de tu proyecto. Después, sustituye los “Temas principales” por las distintas áreas del desglose de riesgos, siguiendo las categorías definidas en el paso anterior.
Paso 3: Añade subtemas
- Agrega contenido bajo las ramas principales con la herramienta Subtema.
- También puedes pulsar Enter en el teclado para añadir más temas rápidamente.
Paso 4: Personaliza tu mapa mental
- Usa el panel derecho para ajustar el mapa desde las pestañas Diseño o Temas.
- Selecciona elementos concretos para mostrar la barra flotante de personalización.
- Arrastra y suelta imágenes si lo necesitas.
- Añade iconos desde las pestañas Marca y Clip del panel derecho.
Paso 5: Exporta tu mapa
- Pulsa el botón Exportar.
- Elige entre formatos como JPG, PDF, PPT y otros tipos de archivo.
- Configura parámetros como nombre del archivo, formato, rango de exportación o nivel de zoom.
Ejemplos de RBS
Conocer los pasos técnicos para crear un RBS es importante, pero ver ejemplos prácticos también ayuda a encontrar inspiración y a entender mejor cómo aplicar esta estructura en distintos contextos.
En esta sección puedes ver varios ejemplos de estructura de desglose de riesgos como referencia.
RBS de proyecto de construcción
Un proyecto de construcción suele implicar muchos elementos complejos: múltiples partes interesadas, socios, operarios con distintas especialidades y responsables asignados a diferentes tareas dentro de la obra.
En este contexto, una estructura de desglose de riesgos puede ser especialmente útil para identificar los factores que podrían poner en peligro el avance del proyecto, afectar a los plazos o comprometer el resultado final.
RBS de desarrollo de software
El desarrollo de software es otro ámbito fundamental y crear una RBS es esencial. Pueden estar involucrados varios niveles de riesgos en el ciclo de vida del desarrollo de software (SDLC).
Por lo tanto, crear una estructura de desglose de riesgos que detalle todos ellos puede ser útil mientras desarrollas el software para minimizar problemas en la ejecución.
Plantilla genérica/vacía de RBS
Para el tercer ejemplo, aquí tienes una plantilla de RBS genérica o vacía que puedes usar. Puedes editarla con tus factores de riesgo, ya que ya contiene las partes básicas de una RBS para cualquier proyecto.
Estructura de desglose de riesgos para debate jurídico
Esta es la RBS realizada en la sección anterior. Aquí puedes ver las diferentes categorías de riesgo que puede enfrentar un debate jurídico en un contexto universitario.
Deben considerar los factores Humanos, Técnicos y Externos antes de organizar el evento.
Estructura de desglose de riesgos de WALMART
Aquí tienes un ejemplo real de una estructura de desglose de riesgos. Puedes ver los riesgos internos, externos y externos-internos de Walmart aquí. Es un gran ejemplo del que aprender, especialmente porque proviene de una corporación exitosa.
Estructura de desglose de riesgos internos y externos
Otro ejemplo de plantilla genérica o vacía que puedes usar es este. Aquí puedes encontrar factores que pueden aplicarse fácilmente a diferentes proyectos; mantén lo que necesites. Esto es ideal si quieres enfocarte en algunos factores clave.
Diagrama de gestión de riesgos
Otro término para RBS es “diagrama de gestión de riesgos”. Esta plantilla vacía es más avanzada porque implica abordar los riesgos que ya identificaste. De esta manera, tienes una referencia integral para cualquier cosa que pueda suceder.
Estructura de desglose de riesgos financieros
Aquí tienes una RBS específica para los riesgos financieros que puede enfrentar tu proyecto. Involucra varios factores que puedes consultar y analizar mientras creas tu diagrama. Al fin y al cabo, las finanzas son una de las partes más críticas de un proyecto.
Gestión de riesgos de enfermería en sala de emergencias
Para hospitales, este ejemplo/plantilla será invaluable. No solo identifica riesgos comunes, sino que también proporciona soluciones racionales para cualquier situación que pueda surgir en la sala de emergencias.
Gestión de riesgos en Silo
Por último, aquí tienes un ejemplo de estructura o gestión de riesgos de una organización llamada Silo. Esta es una estructura de gestión muy específica, por lo que aprenderás mucho sobre los factores a tener en cuenta.
Conclusiones clave
