Acerca de la plantilla de la matriz Eisenhower
¿Qué es una matriz Eisenhower?
La matriz Eisenhower está diseñada para la priorización, la gestión del tiempo y la productividad, y te guía para priorizar agendas o tareas clasificándolas según su importancia y urgencia. Algunos llaman a esta plantilla la caja de Eisenhower, la matriz de decisiones de Eisenhower o la plantilla de la matriz urgente-importante.
Al explorar cómo funciona este diagrama, puedes ver que la matriz tiene cuatro cuadros, con el eje y etiquetado como importante y no importante y el eje x con urgente y no urgente. Luego agrupas la lista de tareas o elementos en los cuadros, teniendo el cuadro urgente-importante en la parte superior izquierda que requiere acción inmediata.
Como trasfondo, fue el presidente Dwight Eisenhower quien creó el concepto detrás de la matriz. La utilizó para priorizar y atender varias preocupaciones de gran importancia que enfrentó durante sus etapas como general del ejército de los EE. UU. y más tarde como presidente de Estados Unidos. Años después, el autor Stephen Covey popularizó la estructura de Eisenhower a través de su libro, Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Desde entonces, el concepto se ha utilizado ampliamente en marcos de toma de decisiones y gestión del tiempo en empresas y organizaciones.
¿Cuándo usar una matriz Eisenhower?
Recuerda que la plantilla de la matriz Eisenhower no es solo para negocios, sino también para uso personal. Si crees que tienes muchas tareas y te cuesta decidir cuál terminar primero, es ideal usar este marco.
Puedes crear dos matrices al comenzar tu día, una para tareas personales y otra para profesionales. Como puedes hacerlo a diario, limita tus tareas a no más de ocho por cuadro, y recuerda completar las primeras antes de agregar otra tarea a cada cuadrante.
También puedes actualizar tus matrices durante el día, pero no te obsesiones demasiado para evitar el sobrepensar.
¿Cómo usar la matriz Eisenhower?
¿Tienes curiosidad de cómo funciona esta matriz? Cada cuadro o cuadrante indica un nivel diferente de prioridad. Al identificar qué actividades o tareas son urgentes, importantes, o ambas, puedes decidir cómo manejarlas y completarlas. Los cuatro cuadros están etiquetados individualmente y es importante conocer estas etiquetas para ubicar las tareas correctamente en el diagrama.
Cuadrante 1: Hacer
Este es el cuadrante de la plantilla importante-urgente. Aquí se enumeran tareas que tienen alta urgencia e importancia. Si colocas tareas aquí, significa que necesitas completarlas primero, antes que cualquier otra.
Al mirar tus tareas en este cuadrante, pueden ser aquellas no previstas y las que has pospuesto. Al planificar tareas en esta sección, es útil pensar en las que dejaste para el último momento y en cómo evitar retrasarlas en el futuro.
Cuadrante 2: Decidir
El segundo cuadrante corresponde a tareas esenciales pero no urgentes. Puedes realizarlas algún día, pero no tienen una fecha límite inmediata. Las tareas en esta sección te ayudan a lograr trabajos importantes y alcanzar tus metas, pero a menudo se descuidan por no tener plazos.
Para evitar posponer estas tareas, debes decidir cuándo abordarlas. Lo mejor es asignar plazos claros a cada tarea y planificarlas en tu agenda.
Cuadrante 3: Delegar
Algunas personas quedan atrapadas en este cuadrante. Las tareas aquí son urgentes pero no esenciales. Las actividades generalmente impiden que logres tus objetivos. Aquí encontrarás tareas recibidas de otras personas, como un compañero que te pide revisar un informe de análisis que debe entregarse en pocas horas.
No pasa nada si rechazas educadamente algunas tareas de este cuadrante. También puedes delegarlas si es posible. Si puedes, reserva un tiempo regular en tu agenda para atender las necesidades de otros.
Cuadrante 4: Eliminar
Esta sección corresponde a tareas de menor prioridad. Algunos las etiquetan como actividades no esenciales y no urgentes. Pueden ser distracciones de tus otras tareas, y lo mejor es eliminarlas de tu lista de prioridades y hacerlas cuando tengas tiempo disponible. Cuando tengas tiempo libre y no haya prioridades por cumplir, puedes atender estas tareas de este cuadrante.
Ejemplos de la matriz Eisenhower
Como la plantilla de la matriz Eisenhower puede usarse en tareas personales y profesionales, seguramente verás variaciones. Aquí algunas de ellas:
Mapeo de tareas con Eisenhower
Ya se ha mencionado que la matriz funciona en cuadrantes. Sin embargo, este marco es muy flexible y puedes usar mapas mentales para planear cada sección de la matriz. El diagrama a continuación sigue clasificando cada sección claramente, sin usar cuadrantes o cuadros. Subcategorías y subtareas complementan cada categoría. Esto facilita identificar las tareas, ya que puedes especificar cada categoría agregando subtemas. En algunos casos, el mapeo mental utiliza palabras específicas y reducidas, lo que facilita la comprensión para usuarios y espectadores.
