¿Qué es un diagrama de flujo?
Muchas veces, algunos procesos pueden resultar difíciles de entender. En esos casos, un diagrama de flujo puede ser de gran ayuda. Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un procedimiento o algoritmo mediante un esquema visual. Permite convertir un proceso complejo en una secuencia clara y fácil de seguir. Además, si necesitas crear uno, no hace falta ser un profesional: puedes hacerlo tú mismo. Los símbolos de diagrama de flujo, como el rombo, el círculo o el paralelogramo, aportan estructura y sentido visual al proceso. A continuación, veremos los principales tipos de diagramas de flujo y cómo crear uno paso a paso.
¿Por qué necesitamos un diagrama de flujo?
Los diagramas de flujo pueden utilizarse en numerosos ámbitos. Sus ventajas principales se pueden resumir en los siguientes puntos:
Documentación eficaz: Permiten documentar procesos de forma clara sin depender tanto del trabajo en papel. Además, son muy útiles para impartir formaciones y explicar procedimientos dentro de organizaciones pequeñas y grandes.
Claridad del proceso: Cuando va a comenzar un nuevo proyecto o procedimiento, crear un diagrama de flujo suele ser un primer paso muy útil. El recorrido paso a paso y los posibles resultados de cada decisión quedan definidos con claridad, lo que reduce dudas y confusiones futuras. Además, ofrecen una comprensión visual inmediata.
Mejor resolución de problemas: Al crear un diagrama de flujo, detectar errores y resolver problemas resulta mucho más sencillo. Puedes dividir un problema en partes, plantear distintas soluciones y visualizar sus resultados. Después, solo tendrás que elegir la opción más eficiente en tiempo y costes.
Comunicación y coordinación más efectivas: Hoy en día, muchos equipos sustituyen parte de las reuniones por diagramas de flujo bien estructurados. En lugar de invertir tiempo en sesiones largas, pueden compartir un esquema visual que muestre el proceso real, el rendimiento esperado y los plazos de entrega.
Análisis y mejora: También puedes usar un diagrama de flujo para analizar un proceso en curso y comparar el rendimiento real con el esperado. Si detectas desviaciones, te resultará más fácil incorporar medidas de mejora.
Tipos de diagramas de flujo
Como hemos comentado al principio, existen varios tipos de diagramas de flujo. A continuación, encontrarás una lista con los más habituales.
El diagrama de flujo básico es la forma más sencilla de representar un proceso. Normalmente se utiliza para explicar tareas simples o funciones pequeñas y suele componerse de unos pocos pasos fáciles de seguir.
El diagrama de causa y efecto, también conocido como diagrama de espina de pescado, es útil cuando necesitas analizar qué camino seguir o qué decisión tomar. Cuando un proceso tiene varios niveles o alternativas, este tipo de esquema ayuda a relacionar cada opción con sus posibles efectos para facilitar una mejor elección.
SDL es un diagrama de alto nivel que se utiliza en áreas como comunicaciones, medicina y automatización. Se basa en el Lenguaje de Especificación y Descripción y puede trabajar junto con UML, simulaciones y otros recursos técnicos.
A diferencia de otros diagramas centrados en los controles, el diagrama de flujo de datos pone el foco en el recorrido por el que circula la información durante todo el proceso. Por eso es una herramienta muy útil cuando se necesita visualizar cómo se mueve el flujo de datos.
En algunos casos es conveniente crear un diagrama de flujo resaltado, en el que determinados procesos se destaquen mediante plantillas más visuales o profesionales. Esto mejora la claridad y también ayuda a captar la atención del lector.
Tal como indica su nombre, el diagrama de auditoría se utiliza sobre todo en áreas como finanzas, contabilidad, gestión de inventarios y otros procesos normalizados relacionados con estándares como ISO 9000 o Six Sigma.
El concepto de "carriles de natación" o swimlanes se utiliza a menudo en este tipo de diagramas aplicados a procesos de negocio. Como normalmente no es posible representar todo un proceso empresarial en un único modelo, se suelen crear varias notaciones para distintas funciones o áreas.
Cuando es necesario representar la organización de un sistema y la relación entre sus componentes, el diagrama de flujo del sistema resulta especialmente útil. Por eso es frecuente en programación, procesamiento de datos y análisis de sistemas.
Los diagramas de flujo interfuncionales se utilizan en entornos donde existe relación entre varios procesos o departamentos dentro de una organización. Como intervienen múltiples funciones, es importante diseñarlos con claridad para reflejar bien cada interacción.
Entre las utilidades principales del diagrama de flujo de trabajo están localizar problemas, relacionar pasos interconectados y entender el proceso completo de una manera más estructurada.
Símbolos de diagrama de flujo
Los símbolos de diagrama de flujo son elementos visuales con funciones predefinidas que ayudan a representar cada paso del proceso con claridad.
Diagramas de flujo para distintos usos
Crear y ejecutar código en programación informática puede ser una tarea arriesgada, ya que pueden surgir errores inesperados difíciles de resolver. En estas situaciones, conviene diseñar primero un diagrama de flujo antes de programar el proceso o sistema. Esto puede ayudarte a detectar fallos y a valorar distintas maneras de estructurar el código.
- Aporta claridad visual sobre la implementación del código
- Permite mostrar la estructura del sistema
- Ayuda a entender cómo navegan los usuarios o cómo utilizan el programa
En esta sección se ha utilizado como ejemplo un diagrama de flujo sencillo de programación informática. Se introduce un número y se divide entre 2. Si el resto es igual a cero, el número es par; en caso contrario, se muestra como impar. Es un ejemplo simple y fácil de comprender.
El uso de diagramas de flujo en empresas y organizaciones es hoy más habitual que nunca. Ayudan a:
- Organizar las tareas diarias de cada empleado
- Entender el proceso y planificar en consecuencia
- Diseñar rutas alternativas cuando un proceso falla
- Hacer seguimiento de las tareas asignadas y comparar el rendimiento con el resultado esperado
- Documentar procesos para facilitar su comprensión futura
La imagen anterior es un ejemplo de diagrama de flujo para un negocio de distribución logística. Representa la relación entre clientes, minoristas, fabricante y distribuidor. La información se procesa en el centro, se despacha y finalmente llega al cliente.
La educación es uno de los campos donde el diagrama de flujo encuentra aplicaciones más variadas.
- Planificación eficaz de trabajos de curso y actividades académicas
- Creación de guías fáciles de entender
- Comprensión más sencilla de teorías e hipótesis
- Representación de procesos como la digestión o la fotosíntesis
- Explicación de tipos de personajes en cine y literatura
Aquí tienes un diagrama de flujo básico que representa el proceso de sumar dos números. Primero se leen los valores, después se calcula la suma y por último se imprime el resultado. Así, hemos visto el uso de los diagramas de flujo en tres grandes áreas funcionales mediante ejemplos claros.
¿Cómo crear un diagrama de flujo con EdrawMax?
Si llevas tiempo trabajando en un proceso pero te has quedado atascado en algún punto, un diagrama de flujo puede ayudarte a desbloquearlo. Con una herramienta como EdrawMax, crear uno es mucho más rápido y sencillo. Si quieres saber cómo hacer un diagrama de flujo con EdrawMax, esta sección te servirá de guía.
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Paso 2: En una página de dibujo en blanco, ve a Archivo > Nuevo > Diagrama de flujo y selecciona la plantilla que prefieras.
Paso 3: En la barra lateral izquierda encontrarás una biblioteca integrada desde la que podrás arrastrar y soltar símbolos, cambiar su tamaño o modificar su estilo. Después, conecta todos los bloques en el orden correcto.
Paso 4: Empieza a añadir el contenido dentro de los símbolos haciendo doble clic sobre ellos.
Paso 5: Personaliza el tema de tu diagrama de flujo. Añade estilo al texto, cambia el color de relleno y mejora el acabado visual.
Paso 6: Guarda el diagrama en tu PC o en la nube. Si lo necesitas, también puedes exportarlo.
Consejos para hacer un diagrama de flujo fácilmente
En esta sección reunimos algunos consejos esenciales para crear un diagrama de flujo fácilmente, incluso si no tienes experiencia previa. Antes de empezar, asegúrate de tener claro lo siguiente:
- ¿Cuál es el proceso real que quieres representar?
- ¿Qué flujo sigue el trabajo o procedimiento?
- ¿Existe una secuencia paso a paso que debas respetar?
- ¿Qué decisiones o caminos alternativos podrían aparecer?
- ¿Podrás alcanzar el resultado esperado?
Recuerda que la razón principal para crear el diagrama debe estar clara desde el principio. Cuando el objetivo está bien definido, el proceso de diseño resulta mucho más simple y eficaz.
